Home office és társai - Újfajta vezetői kihívások a COVID időszámításon túl
A vezetői lét sosem volt könnyű: mind szakmailag, mind a people management terén topon lenni önmagában is komoly kihívás. De mi történik akkor, amikor egyik napról a másikra fenekestül fordul fel körülöttünk a világ? Amikor a hosszú évek tapasztalatai során kialakított, jól bevált vezetői rutinok hirtelen erejüket vesztik? Amikor olyan helyzetben találjuk magunkat, amiben senki soha nem volt még korábban? Hogyan maradjunk jó vezetők, amikor mi is épp túlélő üzemmódban működünk?
Az elmúlt évtizedben – elsősorban az IT szektorban, de máshol is – lassan kezdett terjedni a home office fogalma. Ezt egyes szervezetek lelkesen üdvözölték és alkalmazták, mások szemöldöküket összevonva kissé szkeptikusan gondoltak arra, vajon mi történne, ha a munka egy részét otthonról végeznék a kollégák. 2020 tavaszán mindenki választ kapott erre a kérdésre, ha akart, ha nem, hiszen egy pillanat alatt otthon találtuk magunkat a laptop mögött az online meetingek világában. A szükség nagy úr – tartja a mondás, és tessék, hát valahogy elboldogultunk.
Talán még az sem érdekelne minket különösebben, hogy hogyan boldogultunk, ha pár hét elteltével - ahogyan először gondoltuk - visszatért volna minden a szokásos kerékvágásba. De nem így történt, és mi egyre inkább kezdtük gyanítani, hogy ezután már semmi sem lesz pontosan úgy, ahogy az előtt volt. A mai napig velünk maradt a nagyfokú bizonytalanság, és a jövő sokkal kevésbé tervezhető, mint korábban. A munkavállalók nagy része továbbra is teljes home office-ból dolgozik, berendeztük az íróasztalt a nappali sarkában és kitanultuk a különböző online videokonferencia appok használatát. Ahogy lassan kirajzolódik előttünk, hogy ez nem egy puszta átmeneti állapot, úgy válik egyre érdekesebbé és mégis csak relevánssá a kérdés: Nos tehát, hogyan boldogulunk?
Bármennyire is azt mondhatjuk, már az elmúlt években elkezdett trenddé válni a home office jellegű munkavégzés, a távmunka szervezeti kultúrába való beillesztését normális esetben hónapok vagy akár évek tervezése, megvitatása és előkészítése előzte meg. Tavasszal ehhez képest felkészületlenül és egy választás nélküli helyzetben találtuk magunkat, és bár home office-nak hívtuk, de valójában kényszer karanténból kezdtünk el dolgozni. Mit jelent ez?
Nyilvánvalóan egyrészt technikai és logisztikai nehézségeket. Van-e kényelmes helyem, ahol nyugodt munkakörülményeket tudok kialakítani magamnak? Elég gyors-e az internetkapcsolatom? Van-e megfelelő számítógépem? De emellett tényező lett, hogy mindeközben mit csinál a családom. A gyereknek megy az online tanítás? A párom is éppen meetingelne, de nincs elég terünk kellően elszeparálódni egymástól?
Egyúttal nemcsak a munkavégzésünk módja változott meg, hanem a mindennapok biztonságos rutinja gyakorlatilag az életünk minden terén felborult: másképpen vásárolunk, másképpen közlekedünk, másképp járunk orvoshoz, másképpen tartjuk a kapcsolatot a szeretteinkkel. Mindez komoly mentális megterhelést jelent, amire a szervezetünk a maga módján válaszol. Ez a változás bizony kihat a munkahelyi teljesítményre is. Stresszhelyzetben szervezetünk valamennyi energiáját a túlélésre – a harcra vagy a menekülésre – fogja összpontosítani. Ilyenkor egy perc alatt áll le a kreatív, önmegvalósításért felelős oldalunk, és a főszerepet a megküzdés veszi át. Ha vezetőként nem értjük, hogy miért lett ennyire alulmotivált a csapat, miért nem hozzák a tőlük megszokott ötleteket és lelkesedést, ne csodálkozzunk. Ez teljesen természetes pszichológiai folyamat egy olyan helyzetben, ahol komoly stressznek vagyunk kitéve. A felhalmozódott feszültség bizony a munkahelyi viták során is robbanhat. A HR-nek a home office-szal járó technikai szabályozásokon túl egyre többet kell foglalkoznia az érzelmekkel és a dolgozók nemcsak fizikai, de szellemi-érzelmi jóllétével is.
Mit tehetünk vezetőként azért, hogy csapatunkból ebben a helyzetben is a lehető legtöbbet hozzuk ki?
Mindenekelőtt fogadjuk el, hogy a változás normális. Ha ez sikerül, akkor csapatunk még ugyan nem, de mi már biztosan jobban fogjuk magunkat érezni. Márpedig a kiegyensúlyozott vezető elengedhetetlen a jól működő csapathoz.
Legyünk rugalmasak és céges szinten is segítsünk, ahol csak tudunk. Vannak olyan munkahelyek, ahol a monitort, sőt még az irodai széket is haza lehet vinni az otthoni munkavégzés kényelme érdekében. Amit meg lehet oldani, azt miért ne tennénk meg mi is?
Bízzunk az embereinkben. Sok munkahely kezdte el azon törni a fejét, hogy milyen szoftverekkel lehetne a legbiztosabban követni, hogy a munkavállalók mennyi időt töltenek a feladataik elvégzésével és mennyit fordítanak másra. Ezek a szoftverek akár olyan szintre is fejleszthetőek, ahol a közösségi oldalak böngészése után pár perccel már automatikus „ejnye” üzenetet küld a rendszer. Úgy tűnik azonban, hogy „a nagy tesó figyel” jellegű ellenőrzésnél sokkal jobban működik, ha a vezetés megbízik az kollégákban, és inkább arra fókuszál, hogy az adott feladat a megbeszélt határidőre a kívánt minőségben elkészült-e.
Ha valamikor, akkor most igazán fontos a nyílt, tiszta, transzparens kommunikáció. Igen, egyrészt vezetői oldalról, hiszen csapatszinten erős a bizonytalanság. Ilyenkor szükség van arra, hogy lehetőség szerint minél több információt megosszunk beosztottainkkal. Ne felejtsük el: a „nem tudom” is információ, ami igenis segíti a csapatot a tisztánlátásban. Segítsük, hogy a tiszta kommunikáció a csapattagok között is megvalósulhasson. Tartsunk rendszeresen informális, biztonságos hangulatú megbeszéléseket, ahol előjöhet bármilyen olyan téma, ami nyomja a kollégák lelkét.
Pozitív visszajelzésből sosem elég. Értékeljük a jól véghezvitt munkát, és biztosítsuk embereinket megbecsülésünkről. Vannak vállalatok, ahol házhoz szállított vitaminokkal, gyümölcsökkel vagy éppen szájmaszkokkal fejezik ki, hogy törődnek az embereikkel. Persze nem muszáj napi szinten ajándékokkal elhalmozni a csapatot. Könnyen elfelejtjük, hogy egy őszinte „köszönöm”-nek is micsoda ereje van.
Óvjuk meg a kollégákat a kiégéstől, figyeljünk a jelekre. Ne csak attól tartsunk, hogy valaki az interneten szörfözik ahelyett, hogy dolgozna. Ha azt látjuk, hogy más meg még éjfélkor is rendszeresen e-maileket küld, akkor ne hagyjuk figyelmen kívül, hogy a kolléga valószínűleg nem pihen eleget. Adjunk neki erről visszajelzést, és beszéljünk az okokról.
Biztosítsunk támogatást munkavállalóinknak ahhoz, hogy a megváltozott keretek között minél könnyebben boldoguljanak. Ha kell, vegyünk igénybe stresszkezelő programokat vagy olyan tréninget, amely a munkarend hatékony átszervezésében nyújt segítséget.
A cél, hogy mind a vezetők, mind a munkavállalók visszatérhessenek a túlélő üzemmódból a kreatív önmegvalósításhoz. Ha ez megtörténik, akkor leszünk leginkább képesek a home office hátrányai helyett annak pozitív hozadékaira koncentrálni.
Kifejezetten a pandémia szervezeti hatásaira reflektál UpSideDown programunk. A részletekért katt ide.